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Factura_Electronica_1

A partir del 1 de Enero del 2019 los contribuyentes colombianos responsables del IVA deberán expedir factura electrónica. También lo podrán hacer quienes opten por expedirla aunque no sean responsables de este impuesto.

Para habilitarse como facturador electrónico es necesario cubrir los siguientes trámites :

1. Decidir si la transmisión de información a la DIAN se va a realizar por medios propios, es decir, desarrollando un software propio,  o si va a contratar un operador tecnológico autorizado.

2. Registrarse en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN indicando la decisión anterior. 

3. Si lo hace con un aplicativo  propio ó si su ERP lo hace de forma directa, debe indicar a la DIAN el software mediante el cual lo va a realizar.

  • Realizar pruebas que demuestren que el software indicado cumple con las condiciones técnicas para expedir y transmitir factura electrónica. La DIAN facilitará un servicio informático para tales simulaciones y dará el visto bueno superadas las pruebas en forma satisfactoria. 

4. Si lo hace a travéz de un operador tecnológico, el obligado a facturar debe verificar que se encuentre inscrito en el catálogo de participantes del Servicio Informático de Facturación Electrónica de la DIAN.  Allí se pueden consultar los obligados a facturar electrónicamente, los adquirentes que decidan recibir la factura en formato electrónico y los proveedores tecnológicos.

5. Actualizar el rut indicando quien será su proveedor tecnológico

6. Asociar en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN, el software que le prestará los servicios inherentes. A partir de este momento, el obligado queda habilitado para facturar electrónicamente. Los pasos anteriores aplican  de manera similar para quienes opten voluntariamente sin ser responsables de impuestos,  excepto que quedarán inscritos 10 dias hábiles después, cuando la DIAN emita la resolución que lo habilite.

7. Solicitar resolución de facturación electrónica. A partir de la fecha en que se comienza a facturar electrónicamente no se puede volver a utilizar los sistemas de facturación por computador, talonario, ni el sistema de facturación regulado por el Decreto 1929 de 2007

8. Solicitar resolución de facturación por contingencia con prefijo CSFE (Contingencia Servicio Factura Electrónica), sólo utilizada para la numeración de facturas cuando se presenten fallas inevitables en el obligado a facturar ó  el operador tecnológico. 

9. Obtener el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE), que incluye la Clave de Contenido Técnico de Control  asignada y entregada por la DIAN  al obligado a facturar o su proveedor tecnológico, que con otros datos, deberá ser incluido como un campo más dentro de la factura electrónica y visualizado gráficamente en  código bidimensional QR. Esta clave se entrega con la resolución de facturación.

10. Obtener la firma electrónica que debe incorporar toda factura  para garantizar autenticidad e integridad acorde con la política de la DIAN.

 

Los autorizados para emitir facturación electrónica deben seguir los siguientes pasos :

1. El obligado a facturar emite  factura de la manera tradicional,  desde su programa de facturación (ERP)  o cualquier otro medio que venga utilizando

2. Si se registró con software propio ante la DIAN, debe hacer que este traduzca la factura a formato XML incluyendo CUFE y firma electrónica de acuerdo  al instructivo “Formatos de los Documentos XML de facturación electrónica” (Anexo Técnico 001) de la RESOLUCIÓN NÚMERO 000019 de 24 FEB 2016.No olvidar incluir la nota obligatoria “El ejemplar que reciba la DIAN se utilizará sólo para fines de control, verificación y fiscalización”.En los pasos sucesivos, este software hace las veces de operador tecnológico.

3. Si se registró con operador tecnológico, la factura debe ser registrada en el aplicativo que este provea para efectos de la transmisión. Esto podrá hacerse de forma manual, o automática cuando el software de facturación (ERP) traduzca la factura al formato exigido por el operador. En este caso no es en formato XML, sino un archivo plano, hoja de calculo o un servicio web con que el operador integrará los documentos al aplicativo que provee para el control de la facturación.

4. Registrada la factura en su software propio o el aplicativo del operador tecnológico, este se encargará de transmitirla via mail  a la DIAN en formato XML durante las siguientes 48 horas.  Al adquiriente, es decir, el cliente, debe llegarle  tanto el formato XML como la exhibición en PDF (que es entendible al ojo humano).  Se recomienda que el adquiriente asigne una cuenta de correo exclusiva para recepción, a fín de facilitarse el proceso.

5. El adquiriente debe acusar el recibo  o rechazar la factura mediante medios propios ó con la herramienta que el obligado a facturar le provea durante los siguientes 3 dias hábiles. De no hacerlo se entenderá por aceptado.

6. La DIAN validará que se cumplan las condiciones del formato standard XML establecido, numeración acorde a la resolución de facturación vigente, existencia y validez del CUFE,   la firma digital y los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario excepto datos del impresor que ya no se requieren. En caso de no poder acceder al contenido del documento, el obligado a facturar debe reenviarla durante las 48 horas posteriores a la notificación.

7. En caso de rechazo de parte de la DIAN o del adquiriente, se debe seguir similar procedimiento con la respectiva nota crédito indicando el número de factura correspondiente y se podrá emitir nueva factura sin reutilizar los números ya consumidos.

8. El obligado a facturar podrá consultar el estado de los documentos en el aplicativo que el operador tecnológico provea para tal efecto. Desde allí también podrá descargar el XML y la representación en PDF para su  respectiva conservación.

9. Los documentos en formato XML deben ser conservados por el obligado a facturar y el adquiriente por el término establecido en el artículo 632 del estatuto tributario. También debe garantizar que el documento pueda ser representado gráficamente para su posterior consulta conservando el pdf o mediante un software que lo permita.

En caso de fallas imprevisibles de lado del obligado a facturar o su proveedor tecnológico,  se debe facturar por talonario con el prefijo CSFE (Contingencia Servicio Factura Electrónica) y transcribir dentro de los plazos establecidos por la DIAN cada una de las facturas expedidas una vez reestablecido el servicio.

Si el adquiriente reporta fallas imprevisibles deberá informarlos al obligado a facturar para que este ponga a su disposición copia impresa de los documentos a la dirección que le sea indicada

Si la DIAN reporta fallas,  los documentos deben retransmitirse máximo 48 horas luego de restablecido el servicio.

 

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